Organizzare un evento nel 2022 è fonte di complessità, soprattutto quando è parte di una strategia di comunicazione; gli eventi di marketing e comunicazione rientrano nella live communication, che identifica gli appuntamenti dal vivo stabiliti all’interno della strategia generale di comunicazione del brand.

Non più solo tattica quindi, una cattiva pratica che per decenni ha visto gli eventi relegati al ruolo del protagonista irrisolto della comunicazione, ma elementi strategici che più di qualsiasi altro mezzo offrono la più alta forma di brand experience.

E per utilizzare al massimo questo potenziale si pianificano tra le azioni del marketing che, come in un funnel, si muovono per accompagnare le persone verso l’esperienza live, che il marketing e la comunicazione svelano raccontandone le storie.

Gli eventi come strumento di marketing

Il live diventa l’highlander di ogni piano di comunicazione con la sua inesauribile quantità di contenuti fatti di immagini, video, interviste e momenti di back stage, così utili a raccontare chi sei e come fai le cose.

Le modalità di realizzazione variano: evento live, in streaming, evento online o evento ibrido. Per realizzare ognuna di queste tipologie è indispensabile conoscere i codici che ne permettono la creazione, rendendoli in grado di affermarsi nell’immaginario delle persone come riferimento emozionale del marchio.

La comunicazione live necessita di un piano di comunicazione e editoriale dedicato, da integrare con la comunicazione esistente; partendo dal motivo per cui l’evento nasce, si traccia la strategia che lo racconterà.

Dalla tipologia di video e immagini, al coinvolgimento di brand Ambassador e stakeholder, tutto viene pianificato con largo anticipo, in modo da seguire un percorso comunicativo che preceda, accompagni e segua l’evento, senza perdere il filo (e il tempo).

La cosa importante è uscire dallo schema puramente organizzativo e considerare gli eventi come una questione di contenuti e solo dopo di logistica.

Il mio metodo per organizzare eventi

  • ti mando un questionario che, una volta completato, mi permette di analizzare il tuo marchio, come stai comunicando e la coerenza di stile e obiettivi. È un processo che mi aiuta a comprendere inoltre quali sono i risultati da raggiungere con la comunicazione live o con il PED dell’evento;
  • con questi strumenti costruisco il progetto, partendo dall’idea che mi porta verso la scelta dei contenuti. A quel punto integro gli aspetti logistici e come ultimo step costruisco il telaio per comunicarlo;
  • discuto con te le proposte per eventuali modifiche e ti aiuto nella realizzazione dell’evento, mettendo a disposizione anche fornitori accreditati, qualora ne avessi bisogno;
  • produco in autonomia i contenuti editoriali oppure ti offro consulenza nelle varie fasi di svolgimento del piano, in modo che possa produrli tu.

I vantaggi del metodo

  • una strategia solida per la creazione e la comunicazione del tuo evento live, streaming, online o ibrido, perfettamente allineata e coerente con il brand;
  • una consulenza accurata in tutte le fasi del processo creativo e organizzativo che ti permetterà di realizzare un progetto live senza rivolgerti a un’agenzia, contendo i costi e con grande flessibilità.

Organizzazione eventi professionale o fai da te?

Per organizzare eventi in autonomia è fondamentale seguire un percorso di formazione dedicato, oppure chiedere una consulenza verticale sull’argomento, che ti fornisca gli strumenti adeguati almeno ad imbastire le prime fasi.

  • Se hai le idee chiare e ti servono indicazioni per procedere: chiedimi un preventivo
  • Hai bisogno di capire quali sono le formule migliori per comunicare e mettere in ordine le priorità: facciamo una call di un’ora dal costo di 80 euro che ti scalerò dal preventivo finale; in questo incontro ti darò consigli e indicazioni pratiche, mentre capiremo se possiamo lavorare insieme.

Durante la pandemia (che a oggi non è ancora finita) abbiamo compreso meglio il valore della socialità, della ricchezza dello scambio umano e credo sia fondamentale che le aziende riprendano a produrre eventi rispettando tutte le regole e integrando l’esperienza con gli eventi ibridi, che sono sempre più adeguati al mondo che cambia, per andare incontro alle regole di distanziamento e di sostenibilità.

Che tu scelga di lavorare con me per il tuo evento o con un’altra agenzia, verifica che abbiano acquisito la certificazione DVRE per organizzare eventi tenendo conto del rischio biologico, che trovi qui ATTESTATO UNI – DVRE.

Parliamo del tuo evento?

Posso fornirti gli strumenti necessari a creare una base solida sulla quale costruirlo, oppure possiamo farlo insieme. A te la scelta.

Ti scrivo!
Roberta Marchi
Essere umano, copywriter, UX writer & event designer at Linguaggi Umani | info@robertamarchi.com | Website

Mi chiamo Roberta Marchi e scrivo per aiutare brand e persone a incontrarsi, sia in digitale che live.

Mi appassiona la visione d'insieme e la creatività, che senza analisi è nulla. Credo nella comunicazione che rilascia ispirazioni, come quelle che ho ricevuto viaggiando; l'incontro con culture diverse mi ha insegnato a contaminare le mie certezze per non sentirmi mai troppo al sicuro e restare disponibile al cambiamento.