Eventi culturali e territorio sono da sempre un connubio che regala soddisfazioni per il pubblico, per chi organizza e per le istituzioni che sostengono le iniziative culturali che hanno sempre tante finalità diverse.
L’organizzazione di eventi culturali riqualifica il territorio
A Parma da un paio d’anni è stata data nuova vita ad una vecchia fabbrica rimasta in disuso per molto tempo; il Comune ha concesso in gestione lo spazio all’Ordine degli Architetti, in modo che con quelle competenze si andasse a lavorare sia sugli gli allestimenti che sul coordinamento delle varie attività.
Da quel momento la location ha iniziato ad accogliere varie iniziative da associazioni del territorio, liberi cittadini, aziende e producer.
È nata così una location per eventi culturali, in un quartiere difficile di Parma, dove la delinquenza e il degrado erano diventati gli elementi distintivi di quella parte della città.
Il solo fatto di avere il passaggio di un pubblico e addetti a lavori che dalla mattina, fino a notte inoltrata, si muovevano nel quartiere, ha modificato l’aspetto del luogo, che si è abbellito e illuminato sfavorendo la presenza di traffici di stupefacenti o piccoli furti che, si sa, richiedono il favore delle tenebre per riuscire al meglio.
Organizzare un evento culturale: la scelta
Essendo molto sensibile a questi temi e prediligendo lo stile minimal e underground nella scelta delle location per i miei eventi, ogni volta che ho potuto ho portato le mie produzioni in questa struttura, trovando sempre una grande accoglienza, tanti materiali di allestimento scenografico e tecnico sempre a disposizione e costi assolutamente accessibili.
Così è avvenuto anche a maggio 2016, quando, per il progetto Concentrica, ho deciso di tornare al Wopa Temporary di Parma, per un evento con Paola Maugeri, dedicato alla salute, alla sostenibilità e al rock.
Ed è stato proprio durante un sopralluogo con gli architetti, verso la metà di giugno, per decidere come utilizzare gli spazi per le varie attività previste dal mio evento, che è nata la loro proposta di collaborazione.
Da tempo volevano trovare un modo per ringraziare i cittadini per la grande partecipazione agli eventi proposti dalla location, e trovando il mio evento in linea con la loro filosofia, mi hanno chiesto di unirmi a loro in una tre giorni di eventi per la città, nella quale si sarebbe integrato anche il mio evento, traformando il tutto in un festival.
Come organizzare eventi culturali
Partiamo dal mio evento per poi spostarci sul festival e dare una breve panoramica dei passaggi fondamentali da non sbagliare per realizzare questa tipologia di manifestazioni.
In questo caso sono partita dal progetto Concentrica, nato per sostenere lo sviluppo di nuove filosofie, basate sul benessere delle persone a partire dal cibo, dalla sostenibilità ambientale e dalla salute, con il supporto della letteratura e delle arti, quindi musica, arti visive e teatrali.
Su queste basi mi sono mossa per scegliere in primis un personaggio che potesse incarnare i valori del progetto e trasferirli in una modalità creativa al pubblico; seguivo da tempo Paola Maugeri che ho ritenuto essere l’incarnazione degli obiettivi che io e il mio gruppo di lavoro stavamo perseguendo per questo evento.
Volendo coprire un lasso di tempo che andava dalle 14.00 alle 24.00, ho selezionato alcune attività che permettessero al pubblico di fare esperienza del benessere che l’evento voleva promuovere, coinvolgendo quindi un osteopata di tecnica cranio-sacrale e viscelare, una cuoca vegana, e un fotografo specializzato in fotografia neonatale.
Niente di nuovo dirai, e invece di nuovo c’è stato molto perchè queste pratiche abbiamo deciso di farle sperimentare alle persone, proprio per non lasciare che restassero parole che con un soffio volano via; la location, con i suoi spazi, ci consentiva di allestire lettini, sedute e tavoli di degustazione e sprimentazione di ricette e un ampio palcoscenico per la sperimentazione legata alle immagini.
Quando l’evento è stato integrato nella manifestazione più grande, la questione si è complicata.
Come organizzare un festival
Da una giornata di evento sono passata a tre, con una complessità altissima, vista la scelta degli ospiti di punta.
Paola Maugeri, Enrico Ruggeri, Compagnia Artemis Danza come special guest di tre giornate, fatte di laboratori e workshop su diversi temi, dalla cucina tradizionale cinese, alla scrittura, al teatro, alla medicina tradizionale cinese, e poi le mostre fotografiche e le esposizioni, i reading e le open class delle nuove discipline, dallo yoga alla danza terapia e la street art all’esterno della struttura.
Senza far mancare il cibo con i food trak all’esterno della struttura che insieme ai piccoli produttori a km 0, pronti a sfamare un esercito di persone che, da previsione, si attesterà sull’ordine delle cinquemila persone, nell’arco delle tre giornate.
Per organizzare evento culturale e festival, la prima cosa da cui sono partita è stato il budget ed essendo noi tutti dei producer, ci siamo messi in cerca di sponsor non solo per sostenere le spese, ma per coinvolgere le aziende più in target con i nostri valori, a partecipare attivamente alle giornate, non solo economicamente.
Obiettivo raggiunto anche con qualche nome altisonante come Sojasun, che si è sentito coinvolto dalla proposta, inserendosi nella giornata con Paola Maugeri; abbiamo coinvolto anche le istituzioni e le associazioni del territorio, in modo da offrire loro un’occasione di incontro e visibilità.
Il secondo step è stato mettere su file il progetto, redigendo una specie di GANTT che ci permettesse di tenere d’occhio l’avanzamento dei lavori di allestimento, raccolta fondi, pubblicità, ufficio stampa, coordinamento tecnico.
In questo file complesso abbiamo raccolto anche le attività legate agli ospiti e testimonial, in modo da dare un timing alla situazione contrattuale e alle esigenze di back stage per ogni singola persona.
Il terzo step l’abbiamo dedicato alle certificazioni; dovendo ospitare due eventi all’esterno della struttura, insieme a foodtrack e bancarelle, abbiamo dovuto chiedere le agibilità per attività temporanea, con tanto di piano di soccorso e sicurezza.
Infine, abbiamo progettato e coordinato il lavoro di tutti i collaboratori coinvolti nel festival, in modo che ognuno avesse il proprio ruolo e tutte le informazioni necessarie a svolgerlo bene.
Conclusioni
Nell’organizzazione di eventi culturali e festival, credo che le competenze creative e tecniche siano fondamentali, non si può improvvisare, anche se, per molti, questo lavoro viene visto come divertente e facile da realizzare, quando, nella realtà è un lavoro di grande responsabilità.
Nell’accogliere un grande numero di persone in una location si insidiano i rischi che possano farsi male, di avere problemi tecnici che non si riesce a risolvere, ma anche di aver confezionato un prodotto che poi non soddisfa profondamente le aspettative del pubblico.
Solo la capacità e l’esperienza possono sostenere la produzione di eventi che arrivano in porto senza danni e con la soddisfazione di tutti.
Mi chiamo Roberta Marchi e scrivo per aiutare brand e persone a incontrarsi, sia in digitale che live.
Mi appassiona la visione d'insieme e la creatività, che senza analisi è nulla. Credo nella comunicazione che rilascia ispirazioni, come quelle che ho ricevuto viaggiando; l'incontro con culture diverse mi ha insegnato a contaminare le mie certezze per non sentirmi mai troppo al sicuro e restare disponibile al cambiamento.
