Convegno: significato

Il convegno è un evento tecnico che, al contrario di quanto ti abbiano fatto credere, può essere frizzante e leggero, se creato seguendo la regola del MCC.

Quante volte ti sarà capitato di annoiarti durante un convegno magari anche interessante ma che, dopo tre ore di soporifera oratoria, ti vedeva sdraiato in ultima fila, a cercare di impedire alla faccia di cadere a terra.

Il pensiero quindi di doverlo organizzare tu, con il rischio di imbalsamare i tuoi ospiti, può diventare motivo di stress; forza e coraggio, bando allo stress e largo alle idee.

Come dice Seth Godin: «Oggi è importante distinguersi, non conformarsi; inventare, non copiare». C’è un gran bisogno di cambiare il punto di vista sulle cose e per chi fa eventi, far emergere il meglio da ogni incontro deve essere il punto di partenza di tutti i progetti, anche i più tecnici.

Tanti obiettivi, un unico fine

Il convegno è un evento destinato all’approfondimento di qualcosa: dalla scienza all’architettura, con o senza crediti formativi ci si incontra con esperti in materia per addentrarsi, con contenuti tecnici, in un determinato tema.

Ma non solo, si sceglie il convegno come strumento per conoscere un nuovo prodotto o presentare il lavoro e i risultati di un’organizzazione.

Nell’immaginario collettivo il convegno è percepito come un evento statico, che ad alcuni evoca pesantezza, pur riconoscendone l’importante funzione divulgativa.

Il primo passo per uscire dallo schema mentale creato su questo tipo di eventi, è chiedersi qual è lo scopo finale di ogni momento aggregativo. La risposta si può articolare adducendo alla soddisfazione dei partecipanti, alla loro fidelizzazione e trasformazione in clienti. In una parola: COINVOLGIMENTO.

Un evento ha successo quando ha delle caratteristiche ben precise e attrae il target su livelli diversi; affidarsi esclusivamente a un buon lavoro logistico non sarà sufficiente a riscaldare la relazione con il pubblico e non porterà allo step successivo.

Trasformare i partecipanti in clienti o creare un legame affettivo tra organizzazione e steakholders, sono i risultati che attestano il successo del tuo evento.

Dai ritmo al convegno cambiando le carte in tavola

Ritmo è la parola chiave che ti serve per dare un volto nuovo all’incontro.

Negli eventi più accademici il ritmo è l’elemento in assoluto più difficile da creare. Dare ritmo al “parlato” è complesso se l’oratore non è un abile speaker, diventa quindi necessario contribuire a crearlo dall’esterno.

Entro nello specifico con un esempio pratico: ipotizziamo che tu abbia un buonissimo relatore che però scricchiola un po’ (tanto) sul public speaking: in pratica un addormentatore seriale di folle. Decidere di rinunciare a lui per qualcuno con meno competenze e più appeal non è corretto, il tuo pubblico merita il meglio.

La soluzione sta nella scelta di un meeting condactor forte, conosciuto nell’ambiente e con una grande personalità che intervisti il tuo luminare; un’intervista fatta solo di quelle domande urgenti che vorrebbe fare il tuo pubblico.

Se possibile alterna domande e risposte alla proiezione di video o reportage e decidi il timing, in modo che il tuo esperto abbia un intervento circoscritto ma ricco di elementi che impreziosiscano il suo discorso: questo lo invoglierà a restare nei tempi.

Come dici? Non conosci un meeting condactor? Nessun problema, coinvolgi i giornalisti: la stampa deve essere sempre presente a questi convegni: che tu sia l’azienda o l’organizzatore dell’evento non potrai prescindere da un accurato lavoro di PR.

In mancanza di un meeting condactor saranno quindi i giornalisti a intervistare i tuoi relatori; affinchè tutto funzioni dovrai preparare bene le interviste, mettendoti nei panni del pubblico e costruendo un percorso di domande mirate.

Video e reportage, saranno materiale fondamentale da produrre durante i vari interventi e poi osa: usa l’entertainment.

Se vuoi ottenere un risultato diverso da questi eventi devi cambiare le carte in tavola e, senza il bisogno di scritturare i Nirvana, puoi trovare qualcosa che sia di nicchia e sfizioso. Fai correre le idee, immagina di sposare una forma d’arte con la materia che stai proponendo e di declinare in arte i tuoi temi, in una parola: CREATIVITÀ.

Testimonial, artisti, sede e catering: come fare le scelte giuste

Va da sé che la scelta dei relatori che esporranno il tema del convegno, cadrà sui migliori; alcuni avranno personalità accattivanti, altri meno e abbiamo già visto come dare ritmo ai loro interventi. Andiamo quindi con ordine a vedere gli altri elementi dell’evento.

Testimonial

Sono personalità conosciute nell’ambito in cui si esprime il tema, possono non essere dei tecnici ma sono loro, mettendoci la faccia, che stanno sostenendo l’ideale dell’organizzazione che promuove il convegno: la loro funzione è quella di dare forza alla comunicazione, amplificandola anche attraverso i propri canali e la presenza agli eventi.

Il testimonial perfetto è quello che condivide i tuoi valori ed è congruente con la tua immagine o con quella del tuo cliente (nel caso tu sia un event planner); se scegli qualcuno che magari è molto posizionato ma che si trova disallineato alla personalità dell’organizzazione, rischi di vanificare il risultato. La sua presenza magari sul momento piacerà, ma non sarà incisiva, di lui non resterà nulla. Ne parlo qui in maniera approfondita

Artisti

Le arti di nicchia, quelle meno conosciute, propongono una vasta scelta di performance con le quali puoi contribuire a dare ritmo e creatività al tuo convegno. Lo sforzo progettuale sta nel cercare qualcosa che sia coerente con il tema e, una volta trovato, inserirlo in maniera strategica fra gli interventi.

Se parli di architettura, per esempio, puoi proporre una performance hand to hand, con due acrobati che danno forme ai loro corpi, oppure il disegno con la sabbia, o ancora una danza nel cerchio. Tutte performance da 4/5 minuti, molto suggestive e accattivanti, che stupiscano i partecipanti e che rendano il tuo convegno, per dirlo con una parola: MEMORABILE.

Sede e catering

Questi due elementi sono potenzialmente quelli che peseranno di più sul budget; se puoi scegli un piccolo teatro, un auditorium di nuova generazione o una sede per eventi. In questi spazi, diversamente dal classico hotel di business, potrai accogliere le persone in un contesto di glamour: ricorda che in quella sede vivrà il tuo convegno, sarà la prima cosa che vedranno i partecipanti e la abiteranno per tutta la durata dell’evento.

Lo stesso vale per il catering: fai qualcosa di particolare, cerca un tema per coffee break e lunch. Dal cioccolato, alla vaniglia, spaziando per proposte a tema benessere o vegan, hai l’imbarazzo della scelta; seleziona qualcosa che possa piacere ai tuoi ospiti, questo presuppone che tu conosca almeno in parte i gusti del pubblico che parteciperà.

Memorabile, creativo e coinvolgente: la regola del MCC

Chiunque si occupi di eventi ha il dovere di crearli rispettando questi tre criteri, per omaggiare il proprio target con un momento che è valso lo sforzo di partecipare.

Si chiede al pubblico di seguire brand e organizzazioni nelle varie iniziative promosse e quando questo accade, quando le persone si muovono in favore di un evento, hanno il diritto di essere stupite e coinvolte con proposte creative, che poggino su idee forti e si facciamo amare e ricordare.

Le idee unite ad una progettazione illuminata e a una sublime regia, ti permetteranno di distinguerti; anche agli eventi più tecnici sarai tu a dovergli dare una personalità. Il tuo target lo merita.

 

Essere umano, copywriter, UX writer & event designer at Linguaggi Umani | info@robertamarchi.com | Website

Mi chiamo Roberta Marchi e scrivo per aiutare brand e persone a incontrarsi, sia in digitale che live.

Mi appassiona la visione d'insieme e la creatività, che senza analisi è nulla. Credo nella comunicazione che rilascia ispirazioni, come quelle che ho ricevuto viaggiando; l'incontro con culture diverse mi ha insegnato a contaminare le mie certezze per non sentirmi mai troppo al sicuro e restare disponibile al cambiamento.